Logiciel de réservation Omra et Hajj : Qafilo, l’extension WordPress gratuite

Pendant la saison, une agence de Omra reçoit les mêmes questions cent fois : quel est le prix pour une famille de cinq, reste-t-il des places sur le départ du 24 février, combien faut-il verser d’acompte ? Les réponses existent, mais elles sont dans un tableur, un carnet et la mémoire du gérant. Un logiciel de réservation Omra met ces réponses sur le site de l’agence, à jour, pour que la famille les trouve seule et que l’agence ne traite plus que des demandes prêtes à confirmer.

C’est le rôle de Qafilo, l’extension WordPress que FullDo a conçue avec SKGenius pour les agences de Omra et de Hajj, en français, en anglais et en arabe.

Ce que voit la famille

Chaque forfait a sa page : les nuits à Médine et à La Mecque, les hôtels, la distance du Haram, ce qui est compris et ce qui ne l’est pas. En dessous, les départs avec leurs places restantes. La famille indique le nombre d’adultes, d’enfants et de bébés, choisit ses chambres (quadruple, triple, double, individuelle) et voit tout de suite le total et l’acompte demandé. Elle envoie sa demande avec ses coordonnées et ses consentements, sans carte bancaire.

• Le prix exact, calculé selon les chambres et l’âge de chaque voyageur à la date du départ, et non un « à partir de » qui oblige à appeler.
• Les places à jour : un départ complet se ferme de lui-même, et la famille peut demander à être prévenue si une place se libère.
• Trois langues, arabe compris, avec une mise en page de droite à gauche.

Ce que fait l’agence

Dans l’administration WordPress, un écran « À faire aujourd’hui » rassemble les demandes à traiter, les soldes en retard et les départs qui n’ont pas encore atteint leur minimum. En confirmant une demande, l’agence bloque les places : elles ne peuvent plus être vendues deux fois. Elle enregistre ensuite l’acompte, le solde, une annulation selon son propre barème, et imprime la liste du groupe. Le guide du groupe a un accès en lecture seule.

La conformité, sans effort supplémentaire

Un forfait de Omra vendu depuis l’Europe est un voyage à forfait. Qafilo remet le formulaire d’information standard avant la réservation, date chaque consentement, chiffre les numéros de passeport, efface les documents après le retour et répond aux demandes d’accès ou de suppression. Les données restent sur l’hébergement de l’agence : Qafilo n’envoie rien à FullDo ni à personne d’autre.

Sur le site existant de l’agence

L’extension prend les couleurs et les polices du thème, fonctionne sur un hébergement mutualisé et ne demande aucun compte chez un service extérieur. Un flux public, sans aucune donnée personnelle, permet aussi d’envoyer les départs et les prix aux sites comparateurs. Pour les agences qui gèrent aussi l’hôtellerie, les revendeurs et la facturation, FullTravel Pro couvre l’ensemble de l’activité.

Voir avant d’installer

Une démonstration en ligne ouvre l’espace d’une agence fictive, sans inscription. Une vidéo d’une minute trente montre une réservation complète, de la famille à l’agence, et des guides répondent aux questions pratiques : prix par chambre, acompte et annulation, formulaire d’information, données des pèlerins.

Combien ça coûte

L’extension est gratuite. Pour une agence sans site WordPress, ou sans le temps de l’installer, FullDo met en place Qafilo sur un site à son nom : 490 € de mise en route, puis 29 € par mois pour l’hébergement en France, les sauvegardes et les mises à jour vérifiées. Le site, le nom de domaine et les données restent à l’agence, sans durée d’engagement.

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